TIETOSUOJASELOSTE
Selvitys henkilötietolain ja henkilötietoasetuksen mukaisIsta tietojen käsittelystä yrityksessä
Isännöinti Vallivuoren, jäljempänä ammatinharjoittaja, liiketoiminta-ajatuksena on kiinteistöjen isännöinti. Asiakkaina on lähinnä asunto-osakeyhtiöitä ja niiden omistajina olevat osakkeenomistajat sekä asiakasyhtiöiden rakennuksissa asuvat asukkaat tai yhtiöiden palveluja käyttävät tahot. Tyypillisesti myös kiinteistönvälitystoimistoja tai vastaavia tahoja on satunnaisesti asiakkaina.
Ammatinharjoittajan omassa toiminnassa ylläpidettävä rekisteri on asiakasrekisteri, jota ei käytetä markkinointitarkoitukseen eikä rekisteri ole julkinen. Rekisterin pitäjänä ja käsittelijänä toimii ammatinharjoittaja itse. Rekisteriin kirjattavia tietoja ovat yritysasiakkaan nimi, y-tunnus, yhteyshenkilöiden nimet ja asema yhtiössä, osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Asunto-osakeyhtiöissä näitä tieoja muodostuu tyypillisesti hallituksen jäsenien tiedoista yhteydenpitoa varten. Asiakasrekisteriin kerääntyy tietoa myös henkilöasiakkaista lähinnä palvelun toimittamisen (esim. isännöitsijäntodistukset), laskutuksen ja mahdollisten perintä- tai oikeustoimien vuoksi. Asiakashenkilöistä kerättäviä tietoja ovat nimi, osoite ja mahdollisesti puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Kaikki tiedot rekisteriin saadaan suoraan rekisteröitävältä. Rekisteri ei sisällä henkilöprofilointia.
Tiedot rekisteristä poistetaan, kun asiakassuhde päättyy ja enää ei ole oletettavissa, että asiakassuhteesta tulee eteen tilanteita, joiden hoitamiseksi on syytä säilyttää rekisterissä olevat tiedot esimerkiksi oikeustoimien vuoksi.
Rekisterin käsittely ja tietojen suojaus
Rekisteriä käsitellään ammatinharjoittajan lukitussa toimitilassa, jonne ulkopuolisilla ei ole mahdollista päästä ilman ammatinharjoittajan valvontaa. Rekistereitä käsitellään pääsääntöisesti sähköisesti.
Henkilötietoja käsitellään ammattiin ja tehtävään liittyvissä ohjelmissa, jotka tuottaa erillinen ohjelmien toimittaja. Joissain tilanteissa ohjelman toimintaan liittyvissä kysymyksissä voidaan tarvita ohjelman tekijältä apua. Tällöin voi käsiteltäviä henkilötietoja tulla väistämättä ohjelman tekijää edustavan tukihenkilön nähtäville. Näissä tapauksissa noudatetaan ohjelmien toimittajien ja heidän asiakkaiden välistä henkilötietojen käsittelysopimusta.
Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelun hoitaa ammatinharjoittaja itse. Asiakaspalvelu tapahtuu pääasiassa puhelinkeskusteluina, sähköpostiviestien välityksellä tai henkilökohtaisesti tapaamisena ammatinharjoittajan toimitilassa.
Puhelinkeskustelut nauhoitetaan asiakaspalvelutehtävän hoitamisen ja puhelinkeskustelun mahdollisen myöhemmän varmentamisen vuoksi. Tiedot tallentuvat ammatinharjoittajan puhelimeen ja tarvittaessa ne siirretään toiselle tallennusvälineelle myöhempää käsittelyä varten. Tunnisteena tallennettavasta tiedostosta jää puhelinnumero ja soittoaika. Puhelinkeskustelusta syntyvä äänitiedosto tuhotaan, kun tallenteen säilyttämiselle ei ole enää perusteltua syytä.
Sähköpostiviesteistä muodostuvia keskusteluja säilytetään ammatinharjoittajan tietokoneella tai tallennusvälineellä niin kauan kuin asiakaspalvelutehtävän hoitaminen vaatii eikä odotettavissa ole enää palaamista käsiteltyyn asiaan. Muodostuneet sähköpostikeskustelut tuhotaan viimeistään asiakassuhteen päättyessä ja kun enää ei ole odotettavissa, että sähköpostikeskustelussa käsiteltyihin asioihin vielä palataan esimerkiksi oikeuskäsittelyn merkeissä.
Henkilökohtaisissa tapaamisissa asiakaspalvelutilanteissa ei jää tallennettuja tietoja, ellei kysymyksessä ole kirjallisen sopimuksen tai muun vastaavan tekeminen.
Rekisterissä oleville aiheutuva riski tietojen joutuessa vääriin käsiin
Rekisterissä olevia tietoja käsitellään huolellisesti, mutta mahdollisen murtautumisen yhteydessä rekisterin käsittelijän toimitiloihin on olemassa riski, että rekistereissä olevien tietoja joutuisi vääriin käsiin. Arvion mukaan rekisterissä olevat tiedot ovat kuitenkin sellaisia, että niistä ei aiheudu rekisterissä oleville fyysistä, aineellista tai aineetonta vahinkoa.
Rekisterin pitäjä ja rekisterin käsittelijä asunto-osakeyhtiöissä
Asiakkaina olevissa asunto-osakeyhtiöissä henkilötietoja sisältävän rekisterin pitäjä on aina itse yhtiö. Rekisterin käsittelijä on ammatinharjoittaja ja rekistereiden käsittelystä on aina kirjallisesti sovittu asiakasyhtiön kanssa. Asunto-osakeyhtiöistä ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset yhtiökohtaiset rekisteriselosteet.
Rekisteriin kirjattavat tiedot ja tietolähteet
Osa henkilötietoja sisältävistä rekistereistä asunto-osakeyhtiöissä perustuu lakiin ja osa tarvittaviin tietoihin esimerkiksi laskutuksen hoitamista varten tai turvallisuuteen liittyvistä seikoista johtuen. Rekistereihin kirjattavia tietoja ovat nimi, syntymäaika / henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Osa henkilötiedoista saadaan asunto-osakeyhtiön toimintaan liittyvistä virallisista dokumenteista (esim. osakekaupassa osakkeenomistajien tiedot kauppakirjasta) ja osa rekisteröitäviltä itseltään.
Tyypillisesti asunto-osakeyhtiöllä olevia rekistereitä ovat mm. osakeluettelo, osakerekisteri (tiedot aikaisemmista osakkeenomistajista 10 -vuoden ajalta osakekohtaisesti), huoneistokohtainen remonttirekisteri ja asukasluettelo.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä selvitys, mitä henkilötietoja hänestä on rekistereissä ja miten niitä käsitellään. Jos tiedoissa on virhe, on rekisteröidyllä oikeus vaatia tiedot oikaistavaksi.
Rekisteröity voi vaatia tätä koskevien tietojen poistamista rekisteristä, jos niitä ei enää tarvita sen vuoksi, jota varten tiedot on rekisteriin kirjattu eikä tietojen säilyttämiselle ole lain edellyttämää määräystä tai perustetta.
Jos rekisteröity ei tyydy rekisterinpitäjän toimenpiteisiin rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyssä, on rekisteröidyllä mahdollisuus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Edellä kerrotuista henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa kysymyksissä pyydän ottamaan yhteyttä sähköpostina osoitteeseen isannointi(at)vallivuori.fi.
Ahti Vallivuori